【中國MBA教育網(wǎng)訊】疫情期間，遠(yuǎn)程會(huì)議急劇增長(zhǎng)，一些企業(yè)擔(dān)心在線會(huì)議不如見面會(huì)議效率高。事實(shí)上，即使沒有新冠疫情，參會(huì)者“身在曹營(yíng)心在漢”也不罕見，那么如何提高開會(huì)效率呢？

 Revans(1965)創(chuàng)立的行動(dòng)學(xué)習(xí)(Action Learning)一誕生就得到英國企業(yè)界認(rèn)可，20世紀(jì)70 年代通過美國在歐洲的子公司傳到美國，隨著國外一些著名企業(yè)如GE等引入中國并被華潤(rùn)、中糧、中化等知名企業(yè)實(shí)踐多年，被應(yīng)用于組織管理的各個(gè)方面，例如戰(zhàn)略落地、文化改造、業(yè)績(jī)提升、解決問題、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)、人員評(píng)估、創(chuàng)新管理等，研討是其中必不可少的環(huán)節(jié)。

借鑒行動(dòng)學(xué)習(xí)的流程、工具與方法，在線會(huì)議可從三方面來提升效率：

1.盡早確定議題等

根據(jù)議題明確參會(huì)人（與會(huì)議主題、目標(biāo)實(shí)現(xiàn)利益相關(guān)），至少提前1-2天發(fā)給與會(huì)者：會(huì)議主題（每次會(huì)議設(shè)置一個(gè)問題最佳，最多不能超過兩個(gè)）及期望的目標(biāo)、流程（會(huì)議進(jìn)程時(shí)間表）及會(huì)前填表鏈接等，以督促其充分準(zhǔn)備。

2.會(huì)前團(tuán)隊(duì)列名

每位參會(huì)者提前準(zhǔn)備主題相關(guān)思考（獨(dú)立有助于創(chuàng)新，避免“一言堂”、“大嗓門”）及發(fā)言提綱，并在會(huì)前2-4小時(shí)網(wǎng)上填表（也可作為人員評(píng)估的依據(jù)之一），由會(huì)議組織者統(tǒng)計(jì)觀點(diǎn)及比例、提出者。

3.團(tuán)隊(duì)角色分工

（1）催化師

最好是本次會(huì)議所解決問題的負(fù)責(zé)人（即“問題所有人”），其與會(huì)后的解決方案責(zé)權(quán)利最相關(guān)，其口頭禪“還有呢”，以充分“榨干”參與者腦中的智慧。

（2）糾偏員

最好由本次會(huì)議所解決問題負(fù)責(zé)人團(tuán)隊(duì)中的原則性強(qiáng)、時(shí)間觀念強(qiáng)的資深成員擔(dān)任，在發(fā)言人跑題時(shí)打斷、在有異議時(shí)不爭(zhēng)論、后續(xù)再議時(shí)一般可用投票法；僵持時(shí)可用權(quán)重法：?jiǎn)栴}越相關(guān)的利益相關(guān)人、其權(quán)重越大；否則一人一票，更容易出現(xiàn)負(fù)責(zé)的人無權(quán)干預(yù)的情形，導(dǎo)致會(huì)議跑偏。

（3）議長(zhǎng)

最好由問題所有人的上級(jí)擔(dān)任，以便當(dāng)場(chǎng)拍板決策（結(jié)論或方案），避免議而未決。

此外，寫手最好由解決問題團(tuán)隊(duì)中條理性好的成員擔(dān)任，要實(shí)時(shí)記錄要點(diǎn)（現(xiàn)場(chǎng)提醒發(fā)言人：精簡(jiǎn)內(nèi)容、避免重復(fù)），后續(xù)會(huì)議紀(jì)要整理并“盯、關(guān)、跟”行動(dòng)計(jì)劃。計(jì)時(shí)員則需要對(duì)時(shí)間敏感，會(huì)中根據(jù)議程安排使用計(jì)時(shí)器進(jìn)行超時(shí)提醒。

1.開會(huì)必須守時(shí)

最好能夠提前半小時(shí)左右就網(wǎng)上簽到，以便有充裕時(shí)間聯(lián)系未及時(shí)簽到者，避免為了等某個(gè)（些）人耽誤大家時(shí)間；會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始，并由議長(zhǎng)提議建立遲到者發(fā)紅包（按遲到時(shí)間*簽到人數(shù)計(jì)算）、早退者最后挑任務(wù)、缺勤者整理會(huì)議紀(jì)要等獎(jiǎng)懲制度，由問題所有人實(shí)施，以保證全員全過程參與。

2.會(huì)上人人發(fā)言

每人每次不超過1分鐘，只講與主題相關(guān)的、與之前發(fā)言不同的“干貨”，一般不解釋，除非大家有爭(zhēng)議；若觀點(diǎn)與之前發(fā)言相同，只需贊同即可，以便于會(huì)議準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，在規(guī)定時(shí)間里收集盡可能多的不同觀點(diǎn)，并盡快達(dá)成共識(shí)。

3.質(zhì)疑與反思

催化師盡可能營(yíng)造平等溝通的氛圍，這一點(diǎn)在線會(huì)議較見面會(huì)議更容易實(shí)現(xiàn)；通過相互質(zhì)疑，讓每個(gè)人對(duì)自己內(nèi)心隱藏部分的觀點(diǎn)進(jìn)行反思，從而重塑個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)、假設(shè)、信念等。可應(yīng)用英國學(xué)者愛德華·德博諾（Edward de Bono）博士開發(fā)的思維訓(xùn)練模式：六頂思考帽，按照既定框架，即組織各種顏色的帽子——給大家分派角色，進(jìn)行思考和發(fā)言，避免沖突，就一個(gè)問題討論得更加全面透徹，激發(fā)創(chuàng)新思維，避免將時(shí)間浪費(fèi)在互相爭(zhēng)執(zhí)上，尤其是“誰對(duì)誰錯(cuò)”的無效行為。

所有的決策都要落實(shí)到行動(dòng)，因此，行動(dòng)計(jì)劃直接關(guān)系到會(huì)中提出來的方案的實(shí)施。

1.草案階段2W1H

在開始提方案階段，只是一個(gè)草案，主要考慮三個(gè)要素：

Who——任務(wù)是誰的？

What——什么任務(wù)？

How——如何做？

前兩項(xiàng)會(huì)前已初步明確，全部三項(xiàng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)已明確。

2.方案階段4W2H

在方案階段，要考慮六個(gè)因素（在草案階段基礎(chǔ)上，增加了2個(gè)W和1個(gè)H）：

Whom——針對(duì)誰？即方案的針對(duì)的對(duì)象是誰。

Why——做這個(gè)方案的目的是什么？即實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)。

How much——預(yù)算是多少？

3.制度階段——8W4H

第三個(gè)階段要把方案做成制度。要考慮12個(gè)因素（在草案階段和方案階段基礎(chǔ)上，增加了4個(gè)W和2個(gè)H）：

Whose(責(zé)任)——誰要承擔(dān)監(jiān)督的責(zé)任？也就是追究責(zé)任制，誰的責(zé)任。

Which（預(yù)案）——做這個(gè)方案時(shí)，有沒有預(yù)案？萬一出現(xiàn)問題時(shí)，選擇什么樣的預(yù)案。

When——在什么時(shí)間實(shí)施？

Where——在什么地點(diǎn)實(shí)施？

How soon（頻率）——方案多久評(píng)估一次？即方案被評(píng)估的頻率。方案準(zhǔn)備多久進(jìn)行調(diào)整，這都要事先設(shè)定好。一般來講，小的調(diào)整可以頻繁些，但大的調(diào)整就不宜太頻繁。否則，員工就會(huì)無所適從，變動(dòng)太大，很難適應(yīng)；每一次調(diào)整，幅度不要太大。

How long——每一次方案持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間？

最后，行動(dòng)計(jì)劃實(shí)施過程中可應(yīng)用美國質(zhì)量管理專家休哈特（Walter A. Shewhart）博士首先提出的，由戴明（William Edwards Deming）采納、宣傳，獲得普及的PDCA循環(huán)（又稱“戴明環(huán)”）：

●計(jì)劃（Plan），包括方針和目標(biāo)的確定，以及項(xiàng)目規(guī)劃的制定。

●執(zhí)行（Do），根據(jù)已知的信息，設(shè)計(jì)具體的方法、方案和計(jì)劃布局；再根據(jù)設(shè)計(jì)和布局，進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容。

●檢查（Check），總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，分清哪些對(duì)了，哪些錯(cuò)了，明確效果，找出問題。

●行動(dòng)（Action），對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化；對(duì)于失敗的教訓(xùn)也要總結(jié)，引起重視。對(duì)于沒有解決的問題，應(yīng)提交給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。

其中，“計(jì)劃”對(duì)應(yīng)于行動(dòng)學(xué)習(xí)中的實(shí)施計(jì)劃，“執(zhí)行”對(duì)應(yīng)于行動(dòng)學(xué)習(xí)中的試點(diǎn)實(shí)施，“檢查”對(duì)應(yīng)于行動(dòng)學(xué)習(xí)中的成效評(píng)估，“行動(dòng)”對(duì)應(yīng)于行動(dòng)學(xué)習(xí)中的制度化。以上四個(gè)步驟并非運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始的進(jìn)行，一個(gè)循環(huán)完了，解決一些問題，未解決的問題進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，階梯式上升。

陳萬思博士

華東理工大學(xué)商學(xué)院教授

案例中心主任、人力資源教研室主任